• Kleine Dinge lassen Arbeitnehmer am Arbeitsplatz Zeit verschwenden.  (iStockphoto)

Solltest du nicht arbeiten?

Das Internet steht für Fortschritt, neue Chancen und die Zukunft. So viele Möglichkeiten es bietet, so viel Ablenkung birgt es aber auch – was speziell für die Arbeitseffizienz verheerende Folgen haben kann. Denn Konzentration und Produktivität der Mitarbeiter sinken proportional. Spezielle Disziplin-Tools für den Computer sollen für Effizienzsteigerung sorgen.
Vaduz.  Folgendes Szenario wird vielen Arbeitnehmern nicht unbekannt sein: Während man gerade beginnt, einen wichtigen Bericht zu schreiben, kommt – «ping!» – eine E-Mail herein. Man checkt schnell, ob es etwas Wichtiges ist und wird auf eine externe Website verlinkt. Sobald der Browser offen ist, gleitet der Blick wie von selbst zu anderen Tabs. Was sind die aktuellen News auf «20 Minuten»? Wer hat gerade was auf Facebook gepostet? Und worüber streitet sich die Twitter-Community? Irgendwann kehrt man zur ursprünglichen Aufgabe zurück und sitzt ziemlich ratlos vor dem leeren Dokument. Eine halbe Stunde ist inzwischen vergangen und mit ihr auch die Inspiration. Wie wollte man den Bericht schon wieder beginnen? Vorhin war da doch gerade noch diese zündende Idee!

Stressfaktor Nummer eins
Unterbrechungen am Arbeitsplatz sind der Stressfaktor Nummer eins für Schweizer Arbeitnehmer. Das beweist die «Stressstudie» des Schweizer Staatssekretariats für Wirtschaft (Seco), in der 50 Prozent der befragten Büroarbeiter Ablenkungen als ihr wichtigstes Problem nennen. Eigentlich nicht verwunderlich. Viele Büroarbeiter sitzen heute in einem «Open Office» mit unbegrenztem Zugang zu  Kommunikationsmöglichkeiten: Hier klingelt das Telefon, da unterhalten sich Kollegen, zwischendurch die Benachrichtigungstöne eintreffender E-Mails, und ganz nebenbei locken die Social Media permanent, einen kurzen Blick auf die News zu werfen. In so einem Umfeld kommt die Konzentration schnell mal ins Wanken. Und je öfter ein Mensch unterbrochen wird, desto mehr neigt er zur Zerstreuung. Die Arbeit zieht sich in die Länge, man kommt in Zeitnot, ist weniger konzentriert und arbeitet ungenauer. Die unausweichliche Folge: Die Leistung leidet und die Stress-Spirale dreht sich unerbittlich tiefer und tiefer.
Die Umfrage aus der Schweiz deckt sich mit internationalen Studien, die zum Beispiel aussagen, dass ein Mensch im Durschnitt ganze 11 Minuten braucht, um sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Unter den Büroarbeitern kommt allerdings fast niemand mehr dazu, sich 11 Minuten am Stück auf eine Sache zu fokussieren. So hat Gloria Mark, Professorin für Kommunikationstechnologie an der Universität von Kalifornien, in einer Untersuchung bewiesen, dass heute ein Büroarbeiter alle drei Minuten zwischen verschiedenen Fenstern am Computer hin und her springt. Bei den Menschen unter 30 Jahren sinkt die Zeitspanne sogar auf eine Minute. Summiert man diese «Versäumnisse», bedeutet das: Jeden Tag verplempern Büroarbeiter rund zwei Stunden durch Ablenkungen – was enorme Produktionseinbussen und folglich beachtliche finanzielle Verluste für ein Unternehmen nach sich zieht.

Sich der Zerstreutheit widersetzen
Was können Arbeitgeber und Mitarbeiter tun, um diese Stress-Spirale zu stoppen? Es gibt bereits Firmen, welche dazu übergegangen sind, die Anzahl E-Mail-Empfänger bewusst zu begrenzen. Das heisst, die E-Mail-Flut läuft an zentraler Stelle zusammen und nur die direkt betroffenen Mitarbeiter werden informiert. So wird die unnötige Ablenkung für den Rest der Arbeitnehmer minimiert.
Doch nicht immer und überall ist die zentrale Bündelung der E-Mails möglich beziehungsweise erwünscht. Was für Möglichkeiten gibt es also noch? Es können zum Beispiel Erkenntnisse aus der Psychologie genutzt werden, die belegen, dass das Gehirn sich am liebsten auf Aktivitäten fokussiert, die ihm ein kurzfristiges Befriedigungsgefühl vermitteln. Diesen Trick des Lustprinzips gilt es anzuwenden, um die Konzentration zu stärken. So kann man das Gehirn mit dem Versprechen auf eine baldige Belohnung in eine strukturierte Aktivität locken – in etwa so: 60 Minuten wird intensiv gearbeitet, dann darf sich das Gehirn zehn Minuten nach Belieben zerstreuen.

Kleine digitale Helferchen
Ganz grundsätzlich kann festgehalten werden: Bei Konzentrationsstörungen hilft es, den eigenen Zeitplan so genau wie möglich zu strukturieren. Ironischerweise bietet gerade die «Technologie der Abschweifungen» diverse Lösungen, das Ablenkungsrisiko zu minimieren. So gibt es mittlerweile für alle Geräte Applikationen, die helfen, die Arbeitszeit sinnvoll zu nutzen. Die kostenlose Applikation «Res-
cue Time» behält zum Beispiel die gesamte Internetaktivität eines Nutzers im Blick. Dadurch lässt sich leicht eine detaillierte Liste der gefährlichsten Zeitfresser erstellen. Eine weitere Möglichkeit ist die Installation eines Plug-in’s wie Nanny (Chrome) oder Leech Block (Firefox) für den Browser. Hier kann eine Liste verführerischer Websites eingegeben werden – inklusive der Zeitfenster, für welche sie gesperrt sein sollen bzw. die maximale Nutzungszeit. Versucht man, während der Arbeitszeit eine dieser Seiten zu öffnen, blitzt lediglich die Ermahnung auf: «Solltest du nicht arbeiten?» Um die Blockade zu deaktivieren, muss der Nutzer einen 40 Zeichen langen Text eintippen – da geben sogar die grössten Facebook-Junkys schnell auf.
Sehr empfehlenswert ist auch das Plug-in «Controlled Multi-Tab Browsing». Die Applikation erlaubt es, nur so viele Tabs zu öffnen, wie für die entsprechende Arbeit auch erforderlich sind. Speziell für Arbeitnehmer, die viel schreiben müssen, bietet sich die Applikation «Focuswriter» an. Diese lässt während der Verfassung eines Artikels bzw. Berichts alle Fenster bis auf den Text-Editor verschwinden. Erst wenn eine bestimmte Zeichenzahl erreicht ist, sind diese wieder zugänglich.
Dass die Einhaltung regelmässiger Pausen sowohl für die Psyche wie auch die Arbeitseffizienz elementar ist, belegen diverse Studien. Für alle «Workaholics», die gerne einmal vergessen, Auszeiten zu nehmen, empfiehlt sich die Installation der App «Time Out». Sie friert in regelmässigen Abständen den Computer für eine kurze Zeit ein und zwingt bzw. ermöglicht es dem Nutzer, seinen Kopf mit einem Gang zur Kaffeeküche, Dehnübungen oder einfach einem Blick aus dem Fenster auszulüften. Danach lässt es sich garantiert wieder motivierter und konzentrierter arbeiten. (ne)
01. Sep 2014 / 18:07
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